Binnen de gemeente zijn maatregelen genomen die gericht zijn op het optimaal sturen en beheersen van de organisatie. Vanuit de per 1 januari 2020 opgerichte afdeling Concerncontrol worden op regelmatige basis diverse processen gemonitord. Met een combinatie van inrichting, sturing en monitoring wordt gewerkt aan een gemeente die 'in control' is en blijft. Om te zorgen dat de gemeentelijke organisatie voldoende 'in control' is, wordt gebruik gemaakt van zowel hard als soft controls.
Binnen de gemeente is ook in 2020 een zodanige mix van controlmechanismen ingezet, dat met efficiënte inzet van middelen kan worden vastgesteld dat de gemeentelijke organisatie 'in control' is. De voornaamste instrumenten zijn:
- Een planning & control cyclus die gericht is op een adequate begrotingsuitvoering. Sturing vindt plaats op basis van de begroting, tussentijdse rapportages en de jaarstukken;
- Het voortdurend aandacht hebben voor de onderliggende waarden (vertrouwen geven, verantwoordelijkheid nemen en verbinding leggen) en het bijbehorende gedrag. Dat betekent een open houding, elkaar aanspreken en aanspreekbaar zijn;
- Ondersteuning van het lijnmanagement door professionele adviseurs die zoveel mogelijk integraal adviseren;
- Sturen en beheersen op basis van risicomanagement: zeer regelmatig wordt bezien welke risico’s de gemeente loopt en welke beheersmaatregelen zijn getroffen om de (effecten van die) risico’s te beperken;
- Het uitvoeren van onafhankelijke interne controles: op basis van een concernbrede geactualiseerde risicoanalyse worden de belangrijkste processen en producten onderzocht op inrichting en werking;
- Controle op de rechtmatigheid door de accountant: de accountant licht jaarlijks (in het kader van de controle van de jaarrekening) namens de raad de belangrijkste processen (in geld gemeten) door;
- Artikel 213a onderzoeken: jaarlijks worden in opdracht van het college één of twee audits uitgevoerd waarbij de doelmatigheid en doeltreffendheid van processen wordt onderzocht. Vanwege zeer drukke werkzaamheden (o.a. veroorzaakt door de coronacrisis) zijn in 2020 geen artikel 213a onderzoeken uitgevoerd.
- Onafhankelijke onderzoeken van de Rekenkamercommissie: de Rekenkamercommissie voert elk jaar een aantal onderzoeken uit ten behoeve van de gemeenteraad, waarbij wordt bekeken of de doelen die de gemeente heeft gesteld worden bereikt en of dit is gebeurd tegen zo laag mogelijke kosten. De Rekenkamercommissie bepaalt zelfstandig en onafhankelijk welke onderzoeken zij uitvoert. In 2020 heeft de Rekenkamercommissie de volgende onderzoeken gepubliceerd: 'Verkennend onderzoek Toezicht & handhaving Energiebesparingsplicht' en 'Verkennend onderzoek De impact van de lockdown op het functioneren van de lokale democratie'.
Voor 2020 waren drie speerpunten benoemd. Hieronder wordt weergegeven hoe deze speerpunten in 2020 zijn vormgegeven:
- Een verdere doorontwikkeling van het team Verbijzonderde interne controle (VIC-team). Het VIC-team is ondergebracht in de afdeling Concerncontrol en heeft zich verder bekwaamd in het uitvoeren van verbijzonderde interne controles. Er zijn stappen gezet met een positief resultaat. De effecten van de coronacrisis hebben het werken aan teamontwikkeling wel bemoeilijkt. Het VIC-team heeft een verbeterslag gemaakt in zijn werkwijze, waarbij intensief is samengewerkt met de accountant. De kritische en open opstelling van de accountant wordt hierbij gewaardeerd. Het streven van het team is om zich blijvend te verbeteren.
- Samen met de accountant de risicogerichte aanpak en data-gestuurde controleaanpak op een hoger niveau brengen. Door de coronacrisis is aan deze verbeterslag – waarvoor inzet en betrokkenheid van de gehele organisatie nodig is - geen prioriteit gegeven. Risicomanagement is een belangrijk uitgangspunt voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording door het college van B en W en zal daarom in 2021 worden geïmplementeerd.
- Voorbereidingen treffen die het mogelijk maken dat het college van B en W vanaf het boekjaar 2021 zelf een rechtmatigheidsverantwoording kan afgeven bij de jaarstukken, die voldoet aan nog in te voeren wet- en regelgeving. De werkzaamheden van het team Concerncontrol zijn in 2020 op een dusdanige wijze uitgevoerd dat het mogelijk moet zijn om in 2021 de werkzaamheden zo in te richten dat het college van B en W over dat (boek)jaar een rechtmatigheidsverantwoording kan afgeven bij de jaarstukken. Dit wel op voorwaarde dat de wetgever de beoogde wetswijziging tijdig invoert.